Seguramente al leer el enunciado hayas pensado, “guau, si no tengo tiempo para leerlo” o pienses que lo que vas a leer te podrá ayudar a gestionar tu tiempo. Pues no, ojalá tuviera una fórmula mágica, como a ti, a mí también me falta tiempo o no sé gestionarlo bien.
Esto va de otra cosa, va del taller. Nos hemos de dar cuenta de dos cosas, la primera es que o nos ponemos el gorro de empresario o nos adelantan por la derecha sin darnos ni cuenta. La segunda es que somos gestores de tiempo, es decir, compramos y vendemos horas y debemos tener la balanza equilibrada.
Y gestionamos tiempo desde el minuto 0, desde que el cliente nos pide una cita. Cada una de esas citas va asociada a un tiempo. Cuando hablo de esto en ponencias o formaciones siempre sale la gestión de las citas de averías y la respuesta es siempre la misma, “asignar un tiempo para la pre-diagnosis”.
El tiempo de los talleres es escaso y el conocimiento tiene un precio.
Miramos nuestra agenda y asignamos día y hora al cliente, ¿en base a sus necesidades? Pues si toca la flauta perfecto, sino tendrá que ser en base a nuestra capacidad. O si no seguiremos comprando urgencias al cliente.
Una buena gestión de la cita debe tener presente el tiempo previsto para dicha intervención, pero también las horas en curso. Como esto no lo tengamos claro vamos provocando cuellos de botella constantemente, lo que provocará bajar la eficiencia. Lo más grave es que no cumpliremos plazos de entrega (algo que también sabemos de antemano…).
Esto, el incumplimiento de plazos, es uno de los motivos principales por los que se pierden clientes y si los cumplimos es a costa de mala calidad de vida laboral y/o pagar horas extras con eficacias por debajo del 80%.
Seguimos con los procesos de taller y el siguiente paso, una vez recepcionado el vehículo, será la de cargar tiempo en taller, es decir, la gestión de la carga de trabajo. En este momento, en el de la recepción, es cuando podemos y debemos desmontar la planificación.
¿Por qué? Porque tenemos que ser proactivos, tenemos que trabajar la venta cruzada, asesorar profesionalmente a nuestros clientes y eso quizás nos dará para cargar más horas en taller.
Una vez destrozada la planificación, ojo, eso ocurre constantemente y tú como gestor debes ir corrigiendo el planning. Citas que fallan, recambio que viene mal, te entran más grúas de las habituales, etc… ¿quién dijo que era fácil?
Se asigna esa tarea a un técnico localizando el hueco para que el operario pueda desarrollar la tarea. ¿Dónde? En un planificador digital sería lo adecuado en los tiempos que corren, en su defecto pon un planificador de pared en el taller, junto al terminal donde los operarios fichan en presencia y producción.
Porque si estamos de acuerdo que somos gestores de tiempo, ¿cómo no vamos a controlar los tiempos que se emplean en el proceso de reparación?
Cada vez, en mis viajes por talleres de toda la Península e Islas, observo la alta carga de trabajo que hay en el taller; y en todos, la gestión del tiempo es lo que más les preocupa.
En este artículo hablé desde un punto de vista teórico, sabéis que soy uno de los vuestros y sé de primera mano lo que ocurre en el taller. Es hora de que demandemos herramientas para que nos ayuden a organizar el corazón de nuestro negocio, la mano de obra.
Artículo de Manel Báez, Socio Director de GTI Academy
