Noticia elaborada con la colaboración de Manel y Sergi, del equipo de Assistec.

“¿Quién seguirá reparando mi coche cuando te jubiles? Porque a ti te queda poco, ¿no? ¿Se quedará alguno de tus mecánicos el taller?” Esto lo escuché hace unos días mientras estaba haciendo consultoría en casa de un cliente.

Otra conversación que escuché recientemente en casa de otro de nuestros clientes fue cuando le preguntaron al propietario por la sucesión: “¿Tu hijo no quiere saber nada del taller? Antes se le veía por aquí…”

No es ningún secreto. En torno al 20 % de los talleres tiene a su propietario cerca de la jubilación y muchos de ellos no cuentan con un relevo generacional. Mientras tanto, el parque automovilístico sigue envejeciendo, lo que incrementará el número de vehículos que atenderá cada taller. ¿Es una buena noticia o una mala?

Soy de los que piensa que es mejor administrar la riqueza que la pobreza. Sin embargo, también tengo claro que volumen no siempre significa rentabilidad, especialmente cuando ese volumen no se gestiona correctamente.

El verdadero problema del taller no es la falta de trabajo, sino la gestión del volumen de trabajo. Y, desde luego, la solución no pasa por seguir utilizando una agenda de papel.

Muchos talleres creen haber solucionado este problema porque utilizan la agenda de su programa de gestión. Sin embargo, en la mayoría de los casos esa herramienta tampoco permite administrar correctamente la carga de trabajo.  

Sí existen buenas herramientas dentro de algunos DMS de taller (programa gestión), pero son muy pocos los que incorporan una planificación realmente eficaz. Además, muchos talleres desconocen estas funcionalidades o no saben utilizarlas correctamente para gestionar.

Las causas son varias. Algunos talleres asumen que trabajar bajo presión constante forma parte del oficio: “es lo que hay”. En otros casos, quien implantó el programa desconocía estas funcionalidades o nunca formó correctamente al cliente. Al final, el usuario aprende a abrir órdenes de reparación, descargar albaranes y facturar, pero desaprovecha herramientas que podrían cambiar por completo la organización.

Gestionar bien la carga de trabajo con el soporte de una buena herramienta es fundamental para optimizar el resto de los procesos del taller. Pero, durante años hemos dejado solo al taller frente a este reto y las alternativas disponibles siguen siendo escasas.

El taller evidentemente debe cambiar hábitos, si no cabe no entra, hay que saber decir que NO y administrar bien esas entradas a taller, especialmente las de difícil diagnóstico. Cuando le dices al cliente “pásate, déjame el coche y cuando pueda lo miro”, estás hipotecando la rentabilidad del negocio antes incluso de empezar la rentabilidad.

Y como no, saber a qué decir que NO, aunque tu capacidad te lo permita. Saber para qué servicios estás capacitado, conocer la rentabilidad de los trabajos y que productos son los que te convienen vender.

Taller, un consejo: deja de ver vehículos y empieza a ver horas de trabajo. Deja de ver vehículos y empieza a gestionar personas.

Con relación a esto, me encontraba en un taller y entró un comercial de un distribuidor mientras estábamos trabajando con el propietario y la chica de la recepción en cómo gestionar esas citas y las cargas de trabajo con una herramienta, que nada tiene que ver con el taller, una herramienta gratuita y al alcance de cualquier persona con internet. Y ahí surgió una interesante conversación.

El propietario nos presentó y este comercial del recambio se interesó por lo que estaba haciendo en casa de su cliente. Le dije que en ese momento estábamos analizando la carga de trabajo, tras haber metido en agenda todos los vehículos en gestión, el comercial me dijo que “ya se lo decía él, que así no podía vivir”, me entraron ganas de decirle que haría él en su situación, pero el propietario se adelantó para decirle “joder que tranquilidad mental tengo ahora”.

Los 36 vehículos pendientes dejaron de ser una lista interminable para convertirse en horas estimadas de trabajo asignadas a cada técnico. Gracias a esa planificación, el plazo de espera pasó de cuatro semanas a apenas dos semanas y media.  

La conversación continuó y al finalizar le formulé 2 preguntas al comercial. La primera, era que si para su empresa es mejor que las piezas que le vaya a pedir el taller las centralice en dos únicos pedidos semanales todo lo relacionado a trabajos preventivos (3, 4 o 5 depende del volumen), su respuesta fue un “desde luego”.

Aproveche para hacerle una segunda pregunta: “¿te gustaría venderle más a tu cliente?”, no hace falta que escriba la respuesta.

Seguimos con la conversación y le expliqué que con muy poco esfuerzo podemos tender un puente entre distribuidor y taller. Todo empieza por la formación y por enseñar al taller a sacar el máximo rendimiento de las herramientas que ya tiene a su disposición.

El propietario del taller cada vez tiene más dificultades para conciliar su vida laboral y personal. Es una figura clave en el sector de la postventa, pero demasiadas veces trabaja atrapado por la urgencia del día a día.

Evidentemente el primer paso lo tiene que dar el taller, un taller que está agobiado, que ve vehículos y más vehículos y en la cuenta cada vez menos dinero.

La sobrecarga de trabajo genera un desgaste mental enorme. El propietario duerme peor, disfruta menos de su familia y apenas encuentra tiempo para desconectar. En estas condiciones resulta muy difícil dejar de ser un reparados para convertirse en un verdadero empresario.

La película que inspiró este artículo narra una historia de la Segunda Guerra Mundial centrada en una misión de rescate. La trama sigue a un grupo de soldados estadounidenses que, tras la invasión de Normandía en 1944, reciben la orden de encontrar y traer de vuelta a casa al soldado James Francis Ryan. Ryan es el último de varios hermanos que han muerto en combate y el gobierno estadounidense decide rescatarlo para evitar que su madre pierda a todos sus hijos.

“Salvemos” al taller entre todos y dejémonos de tanta sigla, de tanto evento para otros, de terceros que no deberían pintar nada en este sector y ahí están (algunos aún se creen que aportan algo).

Como dije al inicio, esta situación se irá agravando en el futuro más inmediato, y tenemos que asegurar la sostenibilidad, no esa de la que a muchos se les llena la boca, que también, pero yo me refiero a la sostenibilidad económica del que nos da de comer a todos.